けんじの1分IT ③｜毎回同じ文章を書いていませんか？｜

本日の1分IT

「定型文」は、あなたの代わりに働いてくれます。

こんにちは！けんじです。

今日は、ぼくが毎日のように使っている機能をご紹介します。

質問です。

こんな文章、何度も入力していませんか？

「いつもお世話になっております。」

「ありがとうございます。」

「どうぞよろしくお願いいたします。」

「ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。」

毎回入力しているとしたら…

じつは、かなり時間を使っています。

よく使う文章は「毎回書くもの」ではありません。

例えば、お問い合わせへの返信。

毎回毎回、

宛名を書いて、

あいさつを書いて、

最後の締めを書いて…

気づけば同じ文章ばかり入力しています。

もちろん、一言添える気持ちは大切です。

でも、この時代

毎回ゼロから書く必要はありません。

定型文を一つ作るだけで、毎日ラクになります。

例えば、

ぼくなら

「よろ」

と入力するだけで…

いつもありがとうございます。

ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

こんな文章が一瞬で表示されます。

あとは、

その方のお名前や内容を少し変えるだけ。

30秒かかる返信が、

たった5秒で終わるようになります。

ChatGPTでも大活躍

最近はAIを使う方も増えてきました。

でも、

毎回こんなお願いを書いていませんか？

「小学生にも分かるように説明してください。」

「ブログ記事にしてください。」

「表にまとめてください。」

「やさしい口調でお願いします。」

これも、

毎回入力する必要はありません。

ぼくは、

よく使うお願い文も定型文として登録しています。

だから、

AIとの会話もどんどん速くなります。

時間だけではありません。

定型文の良いところは、

品質が安定すること。

送り忘れが減ります。

言い回しもブレません。

誤字脱字も減ります。

「あれ、何て書いてたっけ？」

と悩む時間もなくなります。

つまり、

ラクになるだけではなく、

安心して送れるようになるんです。

今日からひとつだけ。

まずは、

毎日送っている文章を一つ探してみてください。

LINEでも。

メールでも。

ChatGPTでも。

必ず、

「この言い回し、毎回してるなー」

という文章があるはずです。

それを今日一つだけ、

定型文にしてみましょう。

未来の自分がきっと喜びますよ。

今日のまとめ

毎回書くものは、

もう毎回考えなくていい。

考える時間は、

本当に考えるべきことのために使いましょう。

ITは、

「手を抜く」ためではありません。

大切なことに集中する時間を増やすための道具

ですからねー。

次回予告

「スクリーンショット、どこに保存されたか分からなくなっていませんか？」

「さっき撮った画面が見つからない…」

「写真が多すぎて探せない…」

そんな経験はありませんか？

実は、

スクリーンショットにも"一瞬で見つけるコツ"があります。

知っているだけで、

探す時間がぐっと減ります。

ぜひお楽しみに！

⏱ 今日の1分IT

設定時間： 約1〜3分

毎日短縮できる時間： 約2〜5分

1年間で取り戻せる時間： 約12〜30時間

📈 累計で取り戻せる時間： 約21〜45時間

今日のひとこと

「毎回書くものは、自分ではなくITに書いてもらう。」

困ったときはお気軽にご相談ください♪

■ ジャンボのインターネットなんでも相談会
ご予約はこちら
30分 5,500円
パソコン・スマホ・ホームページ・AI・SNSなど何でもどうぞ♪